各位理事：

随着我国棉花行业的发展，协会的服务领域、业务范围进一步拓展，各项职能逐渐完善；同时，随着国家推进行业协会商会改革，一些原有的规章制度有了新的规定。为适应这些变化，更好发挥协会“服务、协调、自律、维权”职能，促进协会管理的制度化、规范化，根据国家最新相关规定和《中国棉花协会章程》，我们制订、修订了《中国棉花协会分支机构、代表机构管理办法》等一批规章制度，提请理事会审议通过。

附件1：中国棉花协会分支机构、代表机构管理办法

附件2：中国棉花协会工作规则

附件3：中国棉花协会档案管理办法

附件4：中国棉花协会证书管理办法

 

 

                                2016年3月17日

 

 

附件1：

 

中国棉花协会分支机构、代表机构管理办法

 

 

第一条  根据民政部《社会团体登记管理条例》（以下简称《条例》、《社会团体分支机构、代表机构登记办法》（以下简称《办法》）、《民政部关于贯彻落实国务院取消全国性社会团体分支机构、代表机构登记行政审批项目的决定有关问题的通知》（民发[2014]38号）（以下简称《通知》）及《中国棉花协会章程》（以下简称《章程》），制定本办法。

第二条  中国棉花协会（以下简称协会）的分支机构是协会根据行业的发展和业务工作需要，依据专业领域的划分或本协会某项业务工作而设立的分会、专业委员会、工作委员会、专项基金管理委员会；代表机构是协会在住所地以外属于其活动区域内设置的代表协会开展活动、承办协会交办事项的机构。

第三条  协会根据《章程》相关规定，自行决定分支机构、代表机构的设立、变更和终止，并经理事会或常务理事会讨论通过，制作会议纪要，妥善保存原始资料。

第四条  分支机构、代表机构是协会的组成部分，不具有法人资格，不得另行制订章程，在协会授权的范围内开展活动、发展会员，其法律责任由协会承担。分支机构、代表机构不得再设立分支机构、代表机构。

第五条  分支机构、代表机构的财务、账户纳入协会统一管理，不得开设银行账户。具体财务管理办法参照《中国棉花协会分支（代表）机构财务管理制度》执行。

第六条  各分支机构、代表机构必须严格遵守国家的法律、法规，自觉按照《条例》、《办法》、《通知》和《章程》的规定,逐步完善自律机制，积极开展活动，在不同领域共同完成协会工作任务。

第七条  分支机构名称为中国棉花协会XXX分会、中国棉花协会XXX专业委员会、中国棉花协会XXX工作委员会、中国棉花协会XXX专项基金管理委员会；代表机构名称为中国棉花协会XXX代表处。协会分支机构、代表机构开展活动应当使用规范全称，英文译名与中文名称一致。

第八条  设立的分支机构、代表机构应当具备下列条件：

（一）有规范的名称；

（二）有固定的住所；

（三）有符合章程所规定的业务范围。

第九条  分支机构主要负责人为会长、执行会长、第一副会长、副会长、秘书长；代表机构主要负责人为主任、副主任。分支机构和代表机构候选人由协会秘书长提名，交理事会或常务理事会决定。

第十条  分支机构、代表机构主要负责人应具备以下条件：

（一）在本业务领域内有较大影响；

（二）未曾担任过因违法而被撤销登记的社会团体的法定代表人或被取缔的非法组织的负责人；

（三）具有完全民事行为能力；

（四）在职的党政机关处以上领导干部应当按照干部管理权限进行审批。

第十一条  分支机构的任务：

（一）加强相关专业领域的沟通、交流与合作，促进行业发展，增强行业凝聚力。

（二）维护会员合法权益，反对不正当竞争，制定行规行约，形成促进行业健康发展的自律协调机制。

（三）研讨产业与市场发展，积极提出相关政策建议。

（四）开展技术交流、培训、展示、展销和咨询服务。

（五）经过授权或接受委托统计行业数据及参与制定相关行业标准。

（六）承办协会交办的事项或负责协会某项职能工作。

第十二条  代表机构的任务：

（一）开展本区域棉花产业发展趋势及棉花市场动态调查研究。

（二）监督本区域协会行规行约的执行情况，规范行业行为，促进行业自律。

（三）组织本区域的信息交流，在本区域为行业和有关部门提供市场信息和咨询服务。

（四）按照协会工作要求，调查、收集、分析棉花市场信息。

（五）承办协会交办的事项或负责协会某项职能工作。

第十三条 分支机构、代表机构的年度工作计划及举办的各种行业性活动须报协会秘书处，经审批后方可开展活动，必要时协会派人参与。

第十四条 以分支机构、代表机构名义对外发布信息，需经协会秘书处审核，经批准后发布。

第十五条  分支机构、代表机构每年年底应向协会秘书处报送年度工作总结和翌年工作计划。遇有重大情况应随时专题专报。

第十八条  分支机构、代表机构违反本规定擅自或违法开展有关活动，损害本协会声誉的，协会除责令其改正外，视情节严重情况采取通报批评，责令限期整改，撤换主要负责人等措施，以保证本协会健康发展。

第十九条  本规定自2016年X月X日执行。

第二十条  本规定由协会秘书处负责解释。

 

 

 

附件2：

 

中国棉花协会工作规则

 

第一章  总则

第一条  为保证中国棉花协会（以下简称本协会）公正履行职能，规范组织管理，根据《中国棉花协会章程》和本协会具体情况，制订本规则。

第二条  本协会工作的指导思想是，坚持和维护"公正、公开、民主"的原则，提高管理水平，强化服务理念。

第二章  组织机构

第三条  会员代表大会

会员代表大会是本协会的最高权力机构，每届五年。

第四条  理事会、常务理事会

（一）理事会是会员代表大会的执行机构，由会员代表大会选举产生的理事单位组成，在会员代表大会闭会期间领导本协会开展日常工作，对会员代表大会负责。理事会每年召开一次，进行改选换届的理事会不得以通讯方式召开。理事会民主决议事项，不得以鼓掌方式进行表决。

（二）理事会的职责是：

1、执行会员代表大会的决议；

2、选举和罢免会长、副会长、秘书长；选举和罢免常务理事；

3、筹备召开会员代表大会；

4、向会员代表大会报告工作和财务状况；

5、决定会员的吸收或除名；

6、决定设立办事机构、分支机构、代表机构和实体机构；

7、决定副秘书长、各机构主要负责人的聘任；

8、领导本协会各机构开展工作；

9、决定高级顾问的聘任；

10、决定其他重大事项。

（三）常务理事会由理事会选举产生，在理事会闭会期间行使部分理事会职权，对理事会负责。常务理事会每半年召开一次。

（四）为完善协会决策机制，提高业内企业对行业工作的参与度，本协会实行理事会年度轮值主席制度，具体参见《中国棉花协会理事会年度轮值主席试行办法》。

第五条  秘书处

秘书处是理事会的常设机构，在会长领导下由秘书长主持日常工作。

第六条  分支机构、代表机构、办事机构和实体机构

本协会根据行业发展需要，设立相应分支机构、代表机构、办事机构和实体机构，其增设和撤消由理事会或常务理事会讨论决定。

第三章  协会负责人

第七条  会长的工作职权和职责是：

（一）认真贯彻国家的方针、政策和法令，执行会员代表大会和理事会或常务理事会的决议，全面领导本协会工作；

（二）召集和主持理事会、常务理事会；

（三）组织审定本协会的工作计划、工作总结和财务预决算，向理事会、常务理事会、会员代表大会做工作报告；

（四）检查会员代表大会、理事会或常务理事会决议的落实情况；

（五）代表本协会签署有关重要文件。

第八条  常务副会长、副会长

副会长协助会长工作。本协会实行理事会轮值主席制度和分支机构会长轮值制度，轮值主席和轮值会长由协会副会长担任，每届任期一年，详见《中国棉花协会理事会年度轮值主席试行办法》、《中国棉花协会分支机构会长轮值制度》。

本协会设常务副会长。常务副会长接受会长授权，主持协会日常领导工作。

第九条  秘书长

（一）主持本协会办事机构全面工作，组织实施年度工作计划；

（二）协调各分支机构、代表机构、实体机构开展工作；

（三）经秘书长办公会议研究后，决定办事机构、代表机构和实体机构专职工作人员聘用；

（四）负责本协会的经费管理及其他日常事务；

第四章  秘书处及其工作人员职责

 

    第十条  秘书处的工作职责是：执行会员代表大会、理事会或常务理事会的决议，负责本协会的组织建设，掌握本协会的发展状况，指导、协调各部门的工作。

第十一条  秘书处下设行业部、综合部、信息部、会员部、质量部、行政部等部门。根据工作需要和发展情况需增减有关部门，由秘书处提议，经理事会或常务理事会通过后设置。各部门的工作职责是：

（一）行业部

主要职能：行业规划、争取政策、改革发展、部门沟通、项目管理、财务管理、协调分支机构等。

（二）综合部

主要职能：国际事务、对外宣传、会务培训、人事劳资党务等。

（三）信息部

主要职能：建设棉花预警系统、信息统计与发布、网站维护、会刊编辑、技术开发等。

（四）会员部

主要职能：会员发展与管理、维护权益、协调纠纷、行规行约、行业排名等。

（五）质量部

主要职能：质量协调服务、参与棉花标准、行业技术标准制修订、建立质量保证体系、“中国棉花”注册管理及宣传推广等。

（六）行政部

主要职能：公文处理、档案管理、安全保密、后勤保障、计划生育、资产管理。

第十二条  秘书处人员职责：

（一）秘书长、副秘书长

秘书长职责见第九条；副秘书长按照分工主持相关部门的工作，协助秘书长协调本协会的日常事务。

（二）各部门主任

1、在正副秘书长的领导下，负责处理本部门的业务和行政事务；

2、起草本部门的年度工作计划和总结；

3、完成正副秘书长交办的任务；

4、对本部门工作人员的人选、晋级、奖惩提出意见。

（三）各部门工作人员

在各部主任的领导下，根据分工，定岗、定责，做好具体业务工作，遵守本协会的各项规章制度。

第五章  管理机制

第十三条  按照集体领导、民主集中、个别酝酿、会议决定的原则，建立本协会内部的议事和决策机制。涉及协会人、财、物等重大事项的决策，要经过民主程序。

（一）协会聘任高级顾问，人员由有关政府部门代表、业内资深人士、相关专家学者组成，在宏观政策、行业战略、国内外法律事务等方面提供指导、咨询。

（二）实行重大决策征求意见、会议决策制度。本协会每届工作规划和年度工作计划等重大决策，事先征求各方面意见，交理事会或常务理事会通过。

（三）本协会办事机构在执行年度工作计划时需研究解决的问题和采取的具体措施，由相关部门动议，经秘书长办公会议通过后实施。

（四）本协会实行秘书长办公会议例会制度，每周一次；秘书处全体人员会议每月一次。

第十四条  本协会建立规范的人事管理制度。建立激励和保障机制，从德、能、勤、绩、廉五个方面考核协会工作人员，根据考核结果予以奖惩。

第十五条  本规则经协会理事会表决通过后生效。

第十六条  本规则解释权属协会秘书处。

 

 

附件3：

 

 

中国棉花协会档案管理办法

 

第一条 为了加强协会文书档案的管理和利用，根据《中华人民共和国档案法》及主管部门有关规定，结合协会工作实际，制定本管理办法。

第二条 本管理办法中的文件材料是指中国棉花协会在公务活动中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条 负责文书归档人员，要熟悉本单位的业务工作，掌握文书归档立卷的基本知识。

第四条 文件归档范围

（一）协会工作活动中形成的具有保存价值的各种文件材料；

（二）协会贯彻执行上级机关、同级机关的文件材料及各分会报送的重要文件材料。

（四）其他对协会工作具有查考利用价值的文件材料。

第五条 凡属归档范围的文件材料，必须参照供销总社相关规定，实行集中统一管理，收集齐全、完整，分类立卷。任何个人不得据为已有或拒绝归档，不得由承办部门或个人分散保存，更不得随工作调动擅自带离或销毁。

第六条 本协会文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

第七条 永久保存的文书档案主要包括：

（一）本协会召开的重要会议，举办重大活动等形成的主要文件材料；

（二）上级领导的重要指示、批示、讲话、题词、照片、录音及录像等文件材料；

（三）协会和各分支机构重要人事任免等文件材料；

（四）协会的各类重要合同、协议书、意向书及备忘录等凭证性文件材料；

（五）与各相关单位重要业务问题的来函、请示与本单位的复函等文件材料。

第八条 定期保管的文件档案主要包括：

（一）协会召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（二）协会人事管理工作中形成的一般性文件材料；

（三）协会的年度工作计划、总结、制度及调研报告等文件材料。

第九条 应归档电子文件的元数据、背景信息等。

第十条 应归纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正文、定稿一并归档。

第十一条 协会形成的人事、财务、审计及其他专门文件材料的归档范围和保管期限，按国家有关规定执行。

第十二条凡需借阅档案的部门或人员，除正常履行借阅手续外，必须确保借出档案完好无损，借阅时间不超过1天，不得在文件上涂改、标注或抽页等，不得私自将档案转借他人。

第十三条 因保管不善或借用（阅）手续不齐，导致档案遗失或损坏的，由该部门负责人承担相关责任。

第十四条 因借用（阅）人的过失导致档案受损或遗失的，由借用（阅）人承担相关责任。

第十五条 凡借阅的文书档案有标注密级的不能带出办公室，不能复印、扫描、拍照。

第十六条 本管理办法自发布之日起执行，由秘书处负责解释。

 

 

 

附件4：

中国棉花协会证书管理办法

 

为进一步加强协会各类证书的管理，根据有关规定，特制定本办法。

一、证书的种类：

（一）协会社会团体法人证书正副本各一。

（二）协会税务登记证书正副本各一。

（三）协会组织机构代码证书正副本各一，组织机构代码卡一张。

（四）银行“开户许可证书”一张。

（五）税务发票购买薄一本。

（六）协会历年所获各种荣誉证书及奖牌。

二、证书的管理与使用

（一）协会各类证书是合法开展各项工作的凭证，必须妥善保管，原则上不得携带外出。

（二）协会证书管理由行政部负责。

（三）协会各类证书如有有效期的，行政部应每年负责向有关单位申报，进行年度检查。

（四）协会各类证书不得随意带出或复印。如需使用证书的，行政部应造册进行使用人登记，使用人报协会相关领导签字批准后，到行政部领用证书。

（五）证书借出登记表中应包括：借证人、证件名称、注明用途、使用范围、使用时间等字样。

（六）证件使用完毕应马上归还行政部，如因员工借出时造成遗失给协会带来损失的，由借出人负责。

（七）对于擅自复印、出租、出借、伪造、转让或出卖协会证书所造成的一切经济和法律责任，将追究当事人责任，严肃处理，情节严重的将移送司法机关处理。

三、本办法自发布之日起生效实施，由秘书处负责解释。